Massor av jobb

Den senaste tiden har jag haft väldigt mycket att göra, och har stött på några intressanta saker i och med det. Ett jobb jag har gjort är ett stort jobb där jag suttit som en av en handfull aktörer utplacerade i landet. Mycket av de uppdrag som jag har ligger inte geografiskt nära mig, utan jag har oftast kontakt med kunder via telefon och internet.

Just att inte vara fysiskt nära kunder och uppdragsgivare är en situation som kräver sin man för att kunna hanteras. Diskussioner, feedback och arbetsstruktur måste hela tiden planeras och skötas på ett sätt som är användaranpassat.

Några exempel

Håll reda på vad som är senaste versionen genom att se till att ha en versionshantering. För programmerare är det här en självklarhet, men för de flesta andra är det mycket, mycket svårt. Jag har sett otaliga exempel på filer som heter något i stil med ”Folder klar”, ”Folder färdig”, ”Folder helt klar”, ”Folder VERKLIGEN helt klar” osv. Att veta i det läget vilket dokument som verkligen gäller är inte det lättaste. Inte ens för den som producerat den om vi tar en paus på några månader, och sedan ska göra en uppdatering.

Mitt bästa förslag är att ha en namngivningskonvention som går ut på ”Beskrivande namn 200x-xx-xx–[revision]”. Ett dokument eller en mapp skulle då kunna heta ”Produktblad sticksåg 2008-04-16–A”. Vi ser då enkelt vad dokumentet innehåller, vilken dag det är skapat och vilken revision den dagen det handlar om (första i det här fallet).

Se till att det som hör ihop finns på samma ställe genom att skapa en mappstruktur som är enkel att förstå. Till exempel kan man ha en mapp för varje kund, och i den en mapp för varje jobb. Har man många jobb för samma kund kan man kanske även kategorisera dem.

För varje jobbmapp gör man sedan en mapp för respektive typ av dokument. Jag brukar gör en mapp för texter, en för bilder och illustrationer, en för typsnitt och kanske ytterligare någon för filmer, diagram eller vad som kan tänkas behövas för just det jobbet. Layoutdokumenten brukar jag lägga direkt i jobbmappen, om jag inte räknar med många versioner, då jag gör en separat mapp även för dem.

Mapp till Miljökontoret
Exempel på en jobbmapp

Ta kontinuerligt backupp på dina arbeten, och gärna på flera olika ställen. Själv har jag både en automatisk backupplösning med Time machine i Mac OS X, men också en manuell med Synchronize Pro X. Man kan aldrig vara nog säker.

Skriv ned allt som du gör och kommer överens med uppdragsgivaren om. Sätt även ut datum och klockslag i anteckningen så att det är lätt att referera till när något blev bestämt. Att föra projektdagbok är också mycket värdefullt när man väl ska utvärdera arbetet och räkna samman hur mycket tid man lagt på projektet. Det gör också framtida offertarbeten väldigt mycket lättare.

Läs igenom alla mejl innan du skickar dem. Kan låta som en konstig uppmaning, men det är otroligt lätt hänt att man är otydlig i det man skriver, har en ton som kan missuppfattas, eller helt enkelt är stressad eller upprörd när man skriver. Skriv ett brev, låt det ligga några minuter, läs igenom och ändra. Ha aldrig för bråttom vid mejlkontakt. Det kan resultera i tråkigheter i värsta fall, eller missförstånd om inte annat.

Så jobba lugnt och metodiskt, och speciellt så om det är på distans.

Prenumerera på kommentarer till artikeln via RSS

Skriv en kommentar